2003年9月溫州報(bào)業(yè)發(fā)行廣告有限公司引進(jìn)了第一套計(jì)算機(jī)發(fā)行管理軟件——匯創(chuàng)發(fā)行管理系統(tǒng)，邁出了信息化管理的第一步。如今，公司的事業(yè)日益發(fā)展壯大，對(duì)發(fā)行管理提出了新的要求。為適應(yīng)新的形勢(shì)，2010年，公司對(duì)使用了將近7年的匯創(chuàng)系統(tǒng)進(jìn)行了升級(jí)，引入發(fā)行資源協(xié)同平臺(tái)，簡(jiǎn)稱DRP。
一、發(fā)行系統(tǒng)升級(jí)的準(zhǔn)備過程
發(fā)行系統(tǒng)升級(jí)是公司2010年年度工作計(jì)劃的一項(xiàng)重要內(nèi)容，早在年初集團(tuán)副社長(zhǎng)鮑劍勝和公司副總經(jīng)理馮向榮就專程到浙江日?qǐng)?bào)和杭州日?qǐng)?bào)去了解新系統(tǒng)的使用情況，從3月份簽訂合同，4月份采購(gòu)設(shè)備、安裝服務(wù)器，到“5•1”期間進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，節(jié)后多次分批進(jìn)行培訓(xùn)，準(zhǔn)備了近半年時(shí)間。5月6日新系統(tǒng)正式啟動(dòng)，運(yùn)行一個(gè)月多月的時(shí)間，雖然存在一些小問題，但沒有影響公司業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，財(cái)務(wù)和各報(bào)的結(jié)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，發(fā)行員的工資測(cè)算無(wú)誤。
二、何為DRP
DRP，即發(fā)行資源協(xié)同平臺(tái)，從外表上看是原來(lái)的發(fā)行系統(tǒng)多了一個(gè)外殼。
DRP系統(tǒng)包含四部分：協(xié)同、客戶中心、票卡中心和發(fā)行系統(tǒng)。協(xié)同即辦公平臺(tái)，用于交流傳遞信息；客戶中心用于地址管理、客戶管理等；票卡中心可進(jìn)行查詢、掛失等操作；發(fā)行系統(tǒng)用于發(fā)行業(yè)務(wù)管理。
三、為什么進(jìn)行升級(jí)
系統(tǒng)升級(jí)首先是因?yàn)樵瓉?lái)的發(fā)行系統(tǒng)開發(fā)年代久遠(yuǎn)，技術(shù)落伍，速度慢， 不能充分發(fā)揮硬件性能，年底忙時(shí)頻頻需要重啟，影響工作效率。
其次，原來(lái)的發(fā)行系統(tǒng)功能欠缺，也存在管理漏洞，比如已投遞的訂單只要沒有收款就可以修改，甚至可以刪除，造成增減、分發(fā)、印數(shù)經(jīng)常不一致。而且不能設(shè)定用戶，讓各報(bào)有自己的數(shù)據(jù)操作權(quán)限。另外，零售方面的功能也比較弱，無(wú)法對(duì)所有的零售站點(diǎn)進(jìn)行管理。
再次，發(fā)行管理思路的改變，要求把原來(lái)對(duì)征訂投遞的管理轉(zhuǎn)化成對(duì)客戶的管理、資源的管理。因?yàn)檎饔喭哆f做得再好，不會(huì)產(chǎn)生直接效益，而把用戶作為資源，重視發(fā)行網(wǎng)絡(luò)的價(jià)值，才能帶來(lái)直接效益。
四、新發(fā)行系統(tǒng)的主要變化
新的發(fā)行系統(tǒng)對(duì)比老的發(fā)行系統(tǒng)在多方面進(jìn)行了改進(jìn)。
1、在地址錄入、訂單錄入等方面進(jìn)行了改進(jìn)。比如增加了模糊查詢、自動(dòng)生成客戶資料等，方便以后從建好的客戶資料中先選擇客戶，再進(jìn)行訂單錄入，這樣訂單錄入更加準(zhǔn)確，客戶資料也更為齊全。
2、增加多項(xiàng)新功能。比如在投遞審核方面，起投之前未作收款的訂單必須先做審核；對(duì)已審核的訂單未投遞之前可以取消審核。
3、安全方面的改進(jìn)。比如對(duì)數(shù)據(jù)操作權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，對(duì)工作站進(jìn)行授權(quán)和賬號(hào)綁定，這樣對(duì)賬號(hào)安全、系統(tǒng)安全等更有保障。
五、如何用好新軟件
用好新軟件需要改變守舊的觀念，要勇于嘗試和接受新事物。因?yàn)樾滦蝿?shì)下的發(fā)行管理不僅要管理好地址，更要管理好用戶，以訂戶為中心，才能實(shí)現(xiàn)發(fā)行的增值。
為了盡快熟悉并掌握新系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，必須要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極參加培訓(xùn)。公司在5月份進(jìn)行了多次培訓(xùn)，6月份還陸續(xù)開展了系統(tǒng)安全教育和操作技能培訓(xùn)等，并制作視頻文件供大家學(xué)習(xí)。
只有以開放的心態(tài)擁抱改變，與時(shí)俱進(jìn)迎接挑戰(zhàn)，才能最大限度地發(fā)揮系統(tǒng)的功能，讓系統(tǒng)服務(wù)發(fā)行管理，讓發(fā)行管理進(jìn)入一個(gè)全新的境界。
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